Chia sẻ 10 bai học kinh nghiệm mở quán cà phê nhỏ

Một câu chuyện có thật, Bài học kinh doanh đắt giá cho những bạn đang ấp ủ ý tưởng mở quán cafe nhỏ khởi nghiệp. Cùng đọc và suy ngẫm nhé.

Kết quả hình ảnh cho Muốn quán cafe đông khách, nhất định phải nhớ 10 bài học này

Hành trình mở quán cafe nhỏ 

Gia đình em có 2 anh em sống với mẹ, ba mất từ lâu, mẹ cũng có của ăn của để. Em thì từ xưa giờ sống như thiếu gia không làm gì nặng nhọc, chỉ rửa chén, lau nhà hàng ngày. Tiền thì không kiếm ra nhưng món gì em thích là có. Má nói con cứ lo học hành cho tử tế, chuyện tài chính cứ để má lo! Do được cưng như trứng nên hầu như kiến thức, va chạm xã hội của em cực ít.
 

Má em có một ước mơ cực kỳ cháy bỏng là mở 1 quán café nhỏ rồi trang trí theo ý thích. Giờ cũng 55 tuổi rồi mà vẫn còn nhiệt huyết với ước mơ đó.

Trời không phụ lòng người!

Có một anh hàng xóm cạnh nhà em có ý tưởng mở quán café nhỏ dạng nhạc kịch mà chưa đủ vốn muốn hùn hạp làm ăn với mẹ. Người ta đưa 1 kế hoạch cực kỳ chi tiết mà em đọc còn khoái nữa. Kế hoạch mở quán cafe 6 tháng như sau:

Tiền vốn 300 triệu

Tính toán chi li vật dụng vật chất khoảng 100 triệu

Dự tính 1 ngày thu được 60 khách (tới giờ vẫn thấy nó viển vông)

Pha chế, phục vụ, bảo vệ, kế toán 50 triệu

Tiền thuê mặt bằng 78 triệu 2 tháng (18 triệu/ tháng, cọc trước 2 tháng)

2 ý tưởng lớn gặp nhau, mẹ em đã quyết định hùn vốn mở quán café nhỏ cùng ông anh hàng xóm. Và để hiện thực hóa ý tưởng mở quán cafe cần những gì?

Bước 1: Tìm mặt bằng mở quán cafe
Bước 2: Tìm nhân sự
Bước 3: Trang trí quán, mua sắm vật dụng
Bước 4: Hiện thực hóa giấc mơ quán cafe sân khấu
Bước 5 : Đăng ký giấy phép kinh doanh mở quán cafe
Bước 6: Ngày định mệnh! Khai trương quán café nhỏ
Bước 7: Quảng cáo
Bước 8: Chuyển địa điểm quán

Bước 1: Tìm mặt bằng mở quán cafe

Hai địa điểm mà em hướng tới là Quận 3 và Quận Gò Vấp. Mặt bằng Quận 3 giá quá mắc nên em quyết định mướn nhà nguyên căn cho tiện. Chạy 1 tuần trên thành phố thì kiếm được 1 chỗ giá thuê 18 triệu/ tháng, cọc 2 tháng trước. Nhà 3 tầng có hầm xe rất ngon và rộng rãi. Than ôi nhà rất ngon nhưng khốn nỗi nó lại nằm ngay con hẻm vắng, bao bọc bởi hàng chục quán cà phê khách nườm nượp.
 

Em nói hẻm vắng như thế thì sao có khách vãng lai hả anh? Một câu nói mà tới giờ em vẫn còn cay đắng và ghim trong lòng: “Mình không cần khách vãng lai”. Sau này em mới biết ông anh em đã bị lừa bởi “cò” thuê nhà. Tiền cọc và tiền thuê quá cao.

Bài học kinh nghiệm 1: Phải luôn tham khảo giá trước khi thuê mướn gì. Và khách vãng lai là nguồn sống của một quán cà phê. Không có khách vãng lai thì sẽ không có khách quen.

Bước 2: Tìm nhân sự

Nhà nguyên căn thì cần một vú em đích thực để trông nom quán. Quét dọn làm việc vặt, nấu ăn, giặt đồ. Ông anh em thuê một người làm tất cả việc đó lương 3 triệu/tháng, bao cơm. Một bảo vệ giữ xe, lương tháng 2 triệu, làm buổi tối từ 18h – 23h. Buổi sáng tự em canh. Một phục vụ, ngày trả 65k bao cơm. Một pha chế, lương 2,5 triệu/tháng. Nhân sự như thế thì bình thường cũng tạm chấp nhận được. Nhưng có ai ngờ ẩn chứa bên trong là mối hiếm họa không lường. Cái này em xin giữ bí mật.

Bài học kinh nghiệm 2: Khi mới mở quán café không nên thuê người lung tung. Rất nguy hiểm. Kinh nghiệm dành cho bạn là nên nhờ bạn bè thân thiết trợ giúp và tốt nhất là thuê những người quen, người mình tin tưởng và đã biết trước đó là tốt nhất.

Bước 3: Trang trí quán, mua sắm vật dụng

Khoản này cực kỳ tốn kém. Số lần em vào ngân hàng rút tiền nhiều vô kể. Chỉ trong 2 ngày mua mấy đồ trang trí linh tinh mà mất vài chục triệu (Tới giờ em vẫn không hiểu tiêu gì mà nhiều vậy). Từ lúc mướn nhà cho đến ngày khai trương chỉ cách nhau có 2 tuần. Một kế hoạch lớn, nhưng làm quá gấp gáp, không có người hỗ trợ. Em với ông anh chạy kiếm mặt bằng 1 tuần, mua ly tách hết 1 ngày, mua quầy bar 1 ngày, đồ trang trí ngày nào cũng tất tưởi chạy đi chạy về. Thật sự mệt rã rời, tới nỗi cơm ăn không nổi. Mà không làm thì chẳng có ai làm.

Bài học kinh nghiệm 3: Khi mở quán cà phê thì một lưu ý nhỏ bạn cần nhớ kỹ: Phải có nhân sự sẵn sàng đứng nghe bạn giao công việc. Nếu một mình tự lo từ A-Z sẽ không ôm hết đâu, và khi phải trực tiếp làm tất cả mọi thứ, đầu óc chúng ta sẽ không còn tỉnh táo để nhìn thấy hướng đi cho mình là sai hay đúng.
 

Hai anh em đi chợ Bình Tây mua sắm ly tách cafe mất gần 10 triệu. Lúc đó trong túi đang có cả vài trăm triệu nên thấy bình thường. Qua cửa hàng phong thủy mua 1 con ngựa, bà chủ quán hỏi ông anh tuổi gì!!! Tuổi ngọ. Bả phán ngay, năm nay bị sao Thái Tuất chiếu, lại là năm tuổi nên làm gì thì đừng khoa trương, đừng làm ăn lớn nguy cơ lắm. Rồi bả hỏi mình tuổi gì, Tuổi mùi 91, em tam tai nhé. Ông anh em phán thẳng 1 câu cả phố nghe thấy: Không bao giờ tin mấy thứ vớ vẩn này.

Bài học kinh nghiệm 4: Đừng bao giờ nói không tin hay nhạo báng trước thế lực tâm linh. Có thờ có thiêng, có kiêng có lành. Nhất là chuyện làm ăn, buôn bán thì càng phải cẩn trọng. Mở quán cafe cũng nên xem ngày, xem tuổi.

Điện! Sự khủng khiếp kinh hoàng. Tính bài tiết kiệm, nên ông anh nhờ 1 người bạn đi dây diện cho nguyên nhà. Chuyên môn không có, nên cứ gọi lại “đụng gì làm nấy”, sau 1 tuần thì hoàn thiện. Nhưng chỉ được vài hôm thì bùm banh cái ổ cắm, điện sập toàn bộ. Hoảng loạn, gọi thợ điện sửa mất một tuần rưỡi, tiền công thanh toán tính ra tốn kém hơn cả thuê lắp mới.

Nước! Nhà mới chào mừng em bằng cách hư cái bồn nước sửa mất 300k. Internet: 650k tiền cọc FPT, 400k tháng. Cáp :65k…

Có 1 điều là những thứ lặt vặt vài trăm ấy lại là ác mộng. Cộng hết số lẻ này lại cũng là 1 con số kinh khủng mà trước giờ em luôn cho nó là không đáng bận tâm.

Bài học kinh nghiệm 5: 1 ngàn cũng là tiền, nhiều tờ 1 ngàn sẽ thành 1 cọc và khi bạn trắng tay 1 ngàn cũng cực quý. Vì thế khi lên kế hoạch tài chính mở quán cafe nhỏ cần những gì, 100 đồng bạn cũng phải liệt kê, không được bỏ sót bất cứ khoản nào. Chính những thứ nhỏ nhặt chúng ta không quan tâm lại là thứ tốn kém không tưởng.

Bàn ghế cho em 1 bài học cực kỳ cay đắng. Đóng bàn ghế thì đừng vội vàng cứ từ từ khảo sát giá cả và kiểu mẫu. Trung bình 1 bộ bàn của em là 1 triệu rưỡi, 10 bộ em mua đặt trên tầng 2, nhà dưới 4 bộ, tổng thiệt hại hết 21 triệu. Bàn trên lầu giống kiểu bàn ngồi trà sữa, tầng trệt là bàn cao. Chất lượng bàn thoạt đầu nhìn rất tốt nhưng càng về sau thì bong tróc tùm lum.

Quán em là 1 quán café nhỏ dạng Acoustic + kịch nói nên phải chăm chút làm sân khấu. Dù thuê người quen những vẫn bị hét giá 6 triệu. Máy lạnh inverter 19 triệu. Tivi ông anh em chọn 1 cái 32 inch, nhưng em gàn và khuyên nên lắp cái to hơn. Ông anh quả quyết không nghe và khi mang về lắp thì nó quá nhỏ và không phù hợp với phòng. Sau đó mới hoảng mang đi đổi chiếc 40 inch thì chịu phạt 500k. Tủ lạnh 8 triệu. Máy tính 6 triệu. Tổng cộng 50 triệu ra đi cho vật chất.

Bài học kinh nghiệm 6: Có 1 sự thật là khi các bạn làm 1 chuyện lớn thì mọi lời nói góp ý của người khác bạn thường xem nó là lời chống đối. Vì vậy hãy luôn bình tĩnh ứng xử và lắng nghe đóng góp của mọi người, nó luôn có lợi cho bạn.

Bước 4: Hiện thực hóa giấc mơ quán cafe sân khấu

Ngẫm lại thì phòng cà phê của em trang trí rất đẹp và rất rất đẹp nhé!!! Em hoàn toàn không có bất kỳ phê bình gì về năng khiếu thẩm mỹ của anh em. Dán tường 3 triệu. Lên hình cực đẹp. Mọi chuyện hoàn thành êm xuôi. Quán đã hình thành.
 

Bài học kinh nghiệm 7: Trang trí quán cafe đẹp để làm gì khi chả ai biết quán của bạn ở đâu?

Bước 5 : Đăng ký giấy phép kinh doanh mở quán cafe

Đăng ký quá dễ dàng vì nhà nước khuyến khích chúng ta làm ăn. “Đút” trước 200k cho trơn tru giấy tờ (nếu không muốn đợi dài cổ). Quận sẽ đưa về Phường xử lý, Phường đưa về khu phố. Sau 1 tuần rất êm xuôi thì bà trưởng khu phố tới mắng té tát kêu không cho che dù trước cửa. Lót 100k đổi giọng luôn: Con cứ làm thoải mái có gì nói cô, cô giải quyết giùm cho.

Công an! Họ xông vào quán em như bắt trộm ấy. Nạt nộ tịch thu 2 cái bàn em mới mua. Xong quay ra nói không có tạm vắng tạm trú thì lên phường giải quyết. Lên gặp anh tý nhé. Em hiểu vấn đề. Mất 200k. Vệ sinh an toàn thực phẩm cũng lót tay mất 200k.

Bài học kinh nghiệm 8: Ông nào trên chức bạn thì cứ “mồi” một ít cho nhẹ nhàng, tình cảm. Họ không ngại lấy đâu, nhưng cứ thử “không cho” xem, rồi bạn sẽ thấy.

Giảm đến 50% thời gian phục vụ – Không còn sai sót, nhầm lẫn

Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB giúp bạn tự động hóa quy trình phục vụ, chế biến, thu ngân cho quán cafe.

Lên order nhanh: Xem sơ đồ bàn trực quan theo phòng, tầng để xếp bàn cho khách, lấy yêu cầu gọi đồ của khách ngay trên điện thoại, tablet

Không sai sót, nhầm lẫn: Phiếu gọi đồ sẽ chuyển thẳng đến quầy bar và pha chế

Thanh toán chính xác, nhanh chóng: Khi nhân viên phục vụ gửi yêu cầu thanh toán, hóa đơn sẽ được tự động chuyển sang danh sách chờ thanh toán ra quầy thu ngân để tính tiền
 

Bước 6: Ngày Khai trương định mệnh quán café nhỏ

Sau khi tiêu xài kha khá em còn lại khoảng 50 triệu. Buổi sáng khai trương không một ai tới vì quán chả ai biết mà em cũng không thèm PR gì. Buổi tối người quen tới rất đông, khoảng 30 người. Nhân viên pha chế chưa có, em phải tự làm, nhưng mần từ lúc phát nhạc cho đến khi nhạc xong mà nước chưa có nữa. Thôi quen biết cũng “ù xọe” cho qua. Tổng kết ngày khai trương thu được 1,7 triệu, tính ra hòa vốn.

Bài học kinh nghiệm 9: Khách quen không đến uống café ủng hộ mãi được, phải quảng cáo và đẩy mạnh PR để nhiều người biết đến bạn.

Sau ngày khai trương khách lèo tèo mấy người quen đến quán. Trong tuần đầu diễn kịch thì số tiền thu chỉ đủ chi trả cho nhóm kịch.

Đừng gán suy nghĩ ý thích của mình cho người khác. Cần tìm hiểu xu hướng thị trường để biết họ thích gì, cần gì để phục vụ.

Tuần thứ 2 của em thật thảm sầu! Chỉ mở cửa chờ đến tối để mong khách đến. Ông anh em bắt đầu có sự chuyển biến về tâm lý, nhưng chưa rõ ràng. Tiền ăn thì 4 người ngày cũng 150K, rồi điện nước, tiền mạng. Tiền mua vật dụng trang trí thêm thì vẫn ra đi dần đều.

Bước 7: Quảng cáo

Sau cú hoảng loạn và bi ai thì mọi người mới sực nhớ 1 điều là mình chưa quảng cáo PR cho quán café. Hot Deal, Cungmua, Chợ Tốt… được huy động tối đa!!!

Bài học kinh nghiệm 10: Quảng cáo là yếu tố quyết định sinh tử trong kinh doanh, không có nó thì chỉ có bại. Phải PR và làm mạnh ngay từ lúc trang trí quán.

Thành quả sau 1 tháng hoạt động

Một tuần diễn kịch 2 lần, mỗi lần diễn cũng mất chi phí khoảng 1 triệu. Quán có 3 khách cũng phải diễn. Em bắt đầu phải trích tiền từ 50 triệu còn lại ra để duy trì. Quá cay đắng. Tiền bảo vệ 2 triệu, giúp việc 3 triệu, tiền mạng internet 400K, tiền điện 1,8 triệu, tiền nước 300K. Tới giờ trong túi em chỉ còn khoảng 20 triệu.

Thực sự tháng đầu chẳng bán được gì cả. Không khách vãng lai, khách quen thì ủng hộ được 1,2 lần đầu rồi mất hút. Ông anh em chán nản, vẻ mặt thất thần.

Bước 8: Chuyển địa điểm quán - Chọn sai địa điểm điểm là thất bại

Ông anh em ra sắc phong chuyển quán cafe qua CMT8. Đồng nghĩa với 72 triệu tiền thuê nhà và tiền đặt cọc một đi không trở lại. Làm lại từ đầu và quan tâm nhiều hơn tới PR. Quyết toán kỹ lưỡng hơn.

Quá trình di chuyển cực kỳ khó khăn. Hết tiền thuê chuyển nhà trọn gói nên em chọn chuyển bằng xe ba gác, và 2 anh em tự bốc vác.

Sai lầm vẫn mắc sai lầm

Quá trình tìm kiếm mặt bằng mới còn khó khăn hơn. Cuối cùng cũng tìm được 1 văn phòng cho thuê ở lầu 1 hướng nhìn ra đường CMT8. Quán không quá khó tìm. Nhìn có vẻ rất thơm. Không thể tin được! Lúc đi xem nhà là buổi chiều, view đẹp. Thế mà buổi sáng nó là 1 cái chợ tự phát mở từ 5h sáng đến 11h trưa. Không tin vào mắt mình luôn, giống như nhân tính không bằng trời tính ấy. Lúc đi em ký hợp đồng cũng là vào buổi chiều nên có thấy cái chợ nào đâu. Vậy là lại vướng vào sai lầm như lần đầu. Giờ tiền không có nên có gì trang trí nấy. Gia đình em trích thêm cho 30 triệu để tu sửa quán. Nhờ tài thiết kế của ông anh quán thiết kế vẫn lung linh hơn cả ngày xưa. Cái sai thứ 2 khi lựa chọn địa điểm nữa là kế bên quán em là 1 quán nhạc nổi tiếng nữa mới đau lòng.

Sau bữa khai trương hoành tráng lỗ vốn. Ông anh em ra quyết định giải tán. Em nghe như sét đánh bên tai. “Anh bỏ thì em làm”, em gọi cho má xin 1 tháng tiền nhà, tiền điện, nước, bảo vệ…

Bây giờ còn một mình, em đang bắt đầu lên kế hoạch PR cho quán café nhỏ của mình:

- Phát tờ rơi

- Liên hệ với một bên quảng cáo chuyên nghiệp nhờ họ tư vấn và phối hợp cùng

- Thiết kế website quán cafe và bắt đầu đẩy mạnh tiếp thị đa kênh và quảng bá thương hiệu

- Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để quản lý thu chi, nhân viên

- Sử dụng hệ thống tự phục vụ thông minh

Hy vọng rằng với suy nghĩ khác, cách làm khác, việc kinh doanh quán cafe nhỏ trong tương lai của em sẽ cho ra một kết quả tốt đẹp hơn.


À QUÊN, em xin chia sẻ hệ thống tự phục vụ thông minh dành cho nhà hàng quán ăn quán coffee như  Hightland Coffee, Deng tea, See Food... 

Chỉ đơn giản là những tấm thẻ rung tự phục vụ, hay nút chuông gọi phục vụ đã mang được rất nhiều lợi ích thiết thực cho nhà hàng.

– Nâng cao chất lượng phục vụ.
– Tăng hiệu quả hoạt động của nhân viên. Giảm thiểu chi phí thuê nhân viên.
– Tạo sự hài lòng cho khách hàng.
– Tăng doanh thu, lợi nhuận.
– Tạo không gian yên tĩnh, lịch sự (đặc biệt trong các nhà hàng), không làm ảnh hưởng đến các khách hàng khác.

Tìm hiểu hệ thống chuông báo gọi phục vụ TẠI ĐÂY

Tìm hiểu hệ thống thẻ rung tự phục vụ TẠI ĐÂY

Do đó, yếu tố quan trọng không thể thiếu giúp bạn hoạt động hiệu quả là đầu tư quản lý bằng công nghệ. Khoản đầu tư này sẽ giúp nhà hàng của bạn cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và từ đó gia tăng lợi nhuận lên rất nhiều.